한컴오피스 한글 문서 암호 설정 및 배포용 문서 만들기

이 가이드는 한컴오피스 한글 문서 암호 설정 및 배포용 문서를 만드는 방법을 설명합니다.

중요한 문서를 보호하기 위해 다른 사용자가 읽을 수 없도록 암호를 설정하거나 문서 내용 확인은 가능하지만 원본 글을 편집할 수 없도록 배포용 문서를 만들 수 있습니다.

또는 반대로 다른 사용자가 공유한 문서가 암호로 설정되어 문서를 열 때마다 암호를 입력하는 것이 번거롭다면 이를 해제할 수는 방법을 살펴 보겠습니다.

한글 문서 암호 설정 및 배포용 문서 만드는 방법

한컴오피스 한글에는 보안이 중요한 문서를 공유할 때 암호를 알지 못하는 사용자가 내용을 확인할 수 없도록 암호를 설정하거나, 다른 사람들에게 배포하기 위해 문서를 읽을 수 있지만 편집은 할 수 없도록 배포용 문서를 설정할 수 있는 기능이 있습니다.

다만 공유 받은 문서를 열 때마다 암호를 기억해야 하고, 입력하는 과정이 번거롭다면 다음과 같이 간편하게 해제할 수 있습니다.

암호로 보호된 문서를 읽을 때마다 암호를 입력하는 것이 번거롭다면 간단히 문서 암호를 해제할 수 있습니다. 다만 기존 암호를 알고 있는 경우 사용할 수 있으며, 암호를 찾는 방법이 아닙니다.

암호로 설정된 문서를 열고 ‘현재 암호’ 입력 후 [확인(D)] 버튼을 클릭하여 문서를 정상적으로 엽니다.

암호 문서가 열리면 메뉴에서 [보안 > 문서 암호 변경/해제(R)]를 선택합니다.

‘암호 변경/해제’ 창에서 “암호 해제” 선택 후 “현재 암호”를 입력하고 [해제(D)]를 클릭합니다.

문서에 설정된 암호가 해제되면 반드시 [저장] 버튼을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.

모든 단계가 완료되면 해당 문서를 열 때마다 암호를 입력하지 않고 열 수 있습니다.

암호를 해제하고 사용 중 중요한 정보가 노출되는 것이 염려된다면 본인이 기억하기 쉬운 암호로 다시 설정하는 것도 좋은 방법입니다.

문서를 아무나 볼 수 없도록 암호를 설정하고 싶다면 [보안 > 문서 암호 설정] 리본 메뉴를 클릭합니다.

‘문서 암호 설정’ 창에서 문서 암호 입력 상자에 5자 이상의 암호를 입력하고 하단의 암호 확인 입력 상자에 방금 입력한 암호를 다시 한 번 입력합니다.

암호는 문자와 숫자 조합이나 특수 문자를 반드시 입력해야 하는 등의 규칙(제약)은 없습니다.

최소 5자 이상의 암호만 입력하고 [설정(D)] 버튼을 클릭하면 됩니다.

암호 설정이 완료되면 문서를 닫고 다시 열어 봅니다. 위 화면처럼 문서 내용을 확인하기 위해서는 문서에 설정된 암호를 입력해야 합니다.

만약 한글 문서를 다른 사람에게 배포하고 싶지만 다른 사용자가 원본 내용을 수정하여 재배포 하는 등의 행위를 막고 싶다면 ‘배포용 문서로 저장’ 할 수 있습니다.

배포하려는 문서를 열고 [보안 > 배포용 문서로 저장] 리본 메뉴를 클릭합니다.

참고로 현재 보안 탭에 있지만, 공인 인증서로 문서 암호화, 공인 인증서로 전자 서명 등 다른 리본 메뉴를 클릭할 수 있도록 활성화되어 있는 것을 알 수 있습니다.

‘배포용 문서로 저장’ 창에서 쓰기 암호 및 암호 확인 입력 상자에 5자 이상의 암호를 입력합니다.

문서 암호 설정과 마찬가지로 배포용 문서 역시 암호 규칙 등 제약은 존재하지 않습니다.

다만 다른 사용자가 쉽게 암호를 추측할 수 없도록 문자 및 숫자 조합이나 특수 문자를 함께 사용하는 것이 좋습니다.

암호를 입력하고 “인쇄 제한” 및 “복사 제한” 옵션을 추가로 선택할 수 있습니다. (기본 활성화)

예를 들어 인쇄 제한 옵션이 활성화 되면 다른 사용자가 한글 문서는 열 수 있지만 인쇄할 수는 없습니다.

물론 사용자가 배포용 문서 화면 캡처 후 이미지를 인쇄하는 등의 행위를 막을 수는 없습니다.

모든 단계가 완료되면 배포용 문서로 설정된 한글 문서는 파일, 편집, 보기, 입력 등 모든 상단 리본 메뉴가 모두 비활성화 됩니다.

만약 다시 편집이 필요하다면 [배포용 문서 변경/해제] 리본 메뉴를 클릭하여 해제할 수 있습니다.

‘배포용 문서 변경/해제’ 창에서 “암호 해제” 선택 후 현재 암호 입력 상자에서 설정된 암호를 입력하고 [해제(D)] 버튼을 클릭합니다.

배포용 문서 해제 후 상단 리본 메뉴는 다시 사용할 수 있도록 활성화 됩니다.

한글 문서를 공유 받은 후 각종 개인정보 또는 중요한 기밀 사항이 담긴 문서를 단지 열기 편하도록 해제하고 사용하는 것은 대단히 위험합니다.

물론 다른 사용자가 설정한 암호를 기억하기가 어렵고, 이러한 암호를 별도로 기록하여 저장하는 것도 권장할 수 있는 방법은 아닙니다.

따라서 암호를 설정 해제할 경우 사용자가 기억하기 쉽지만 복잡한 암호로 다시 설정하는 것이 좋습니다.

만약 배포용 문서를 만들고 편집이 필요할 때 배포용 문서를 해제하는 것도 방법이지만, 일부분만 수정이 필요할 때 ‘배포용 문서 편집’ 리본 메뉴를 활용하는 것도 좋습니다.

해당 메뉴는 편집 작업 후 사용자가 저장하면 즉시 배포용 문서로 전환되어 편집이 불가능한 상태로 돌아갑니다. 문서 편집 후 깜박 잊고 배포용 문서로 전환하지 않은 상태로 공유하는 실수를 줄일 수 있습니다.