Windows에서 프린터 사용 현황, 인쇄 문서 기록 관리하는 방법

이 가이드는 Windows에서 프린터 사용 현황, 인쇄 문서 기록 관리하는 방법에 대해 설명합니다.

Windows 11 및 10에서 문서 인쇄 기록을 보관하는 방법에는 두 가지가 있습니다.

첫 번째 방법은 다음 몇 번의 인쇄 작업에 대한 기록만 보관하려는 경우 유용하며, 두 번째 방법은 더 장기간 인쇄 기록을 보관할 때 사용하기 좋습니다.

단기 또는 장기 이력 분석이 필요한 사항에 따라 원하는 방식을 선택하여 사용하시기 바랍니다.

Windows 11에서 프린터 사용 현황, 인쇄 문서 기록 활성화하는 방법

Windows 기본 프린터 관리 기능은 현재 대기 중인 인쇄 작업만 표시합니다. 인쇄가 완료되면 해당 작업은 목록에서 즉시 제거되며 확인이 어렵습니다.

즉, 별도의 설정이나 로그 기능을 활성화하지 않은 경우 과거 인쇄 기록을 사후에 확인하는 것은 불가능합니다. 따라서 인쇄 기록 관리가 필요하다면 사전에 설정해두는 것이 중요합니다.

간단한 프린터 인쇄 이력만 필요한 경우, 프린터 인쇄 대기열 목록에서 문서가 자동으로 삭제되지 않도록 설정할 수 있습니다.

프린터 속성에서 인쇄 기록 즉, 프린터 이력을 추적하려면 다음 단계를 수행합니다.

키보드 단축키 Win + I 키를 누르고 설정에서 [Bluetooth 및 장치 > 프린터 및 스캐너]를 클릭합니다.

프린터 및 스캐너 목록에서 사용 중 프린터를 클릭합니다.

해당 프린터 설정에서 [프린터 속성] 버튼을 클릭합니다.

선택한 프린터 속성 창에서 [고급] 탭으로 이동합니다.

다음으로 “인쇄된 문서 보관(K)” 옵션을 선택하고 [확인] 버튼을 클릭합니다.

다시 프린터 설정 화면으로 돌아와 [인쇄 대기열 열기] 옵션을 선택합니다.

모든 단계를 완료하면 인쇄 완료 후에도 Windows에서 해당 프린터의 인쇄 대기열 목록에서 더 이상 지우지 않습니다. 따라서 인쇄된 문서 내역을 확인하려면 인쇄 대기열 목록을 확인하면 됩니다.

이 방법의 단점은 프린터가 여러 대인 경우 각 프린터 속성에서 해당 기능을 수동으로 활성화해야 한다는 것입니다.

Windows에서 장기적으로 인쇄 기록을 확인하려면 이벤트 뷰어를 사용하여 인쇄 요청을 포함한 모든 프린터 활동을 기록하는 것이 좋습니다.

이벤트 뷰어에서 프린터 인쇄 기록을 저장하고 확인하려면 다음 단계를 수행합니다.

키보드 단축키 Win + R 키를 눌러 실행 대화 상자를 열고 eventvwr 입력 후 Enter 키를 눌러 이벤트 뷰어를 실행합니다.

이벤트 뷰어 왼쪽 패널에서 폴더 구조가 표시되면, 트리를 확장하여 다음 경로로 이동합니다.

응용 프로그램 및 서비스 로그 > Microsoft > Windows > PrintService

“PrintService” 폴더를 클릭하여 트리를 확장하면 다음과 같이 두 개의 항목이 표시됩니다.

“Operational” 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 [로그 사용] 옵션을 선택합니다.

모든 단계를 완료하면 이벤트 뷰어는 문서 인쇄를 포함한 모든 프린터 운영 기록을 저장합니다.

이벤트 뷰어에서 프린터 활동 기록을 저장하는 또 다른 방법으로 속성 옵션을 이용할 수도 있습니다.

“Operational” 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 [속성(P)] 옵션을 선택합니다.

만약 사용자가 보다 세부적인 로그 기록 옵션을 선택하고 싶다면 이 방법을 사용하는 것이 좋습니다.

예를 들어 속성 창에서 [일반] 탭으로 이동하여 “로깅 사용(E)” 옵션을 선택하면, 이전 단계에서 “로그 사용” 옵션을 선택한 것과 동일하게 프린터 활동 기록을 남기기 시작합니다.

또한 해당 로그의 최대 크기 및 최대 이벤트 로그 크기에 도달할 때 덮어쓰기, 덮어쓰지 않는 등의 상세한 옵션 조정이 가능합니다.

모든 단계를 완료하고 프린터 활동 기록 즉, 로그를 확인하려면 “Operational” 항목을 선택하여 인쇄 기록을 확인하면 됩니다.

인쇄 기록만 선별하여 확인하고 싶다면 이벤트 ID “307” 또는 작업 범주에서 “문서를 인쇄하는 중”으로 필터링 후 확인할 수도 있습니다.

이벤트 뷰어를 활용한 경우 장기간 인쇄 기록을 보관할 수 있는 등 매우 유용하지만, 몇 가지 주의할 점이 있습니다.

인쇄가 잦은 환경에서는 이벤트 로그 용량 증가로 디스크 여유 공간을 빠르게 소모할 수 있습니다.

따라서 이벤트 뷰어에서 단순히 로그 사용만 선택하는 것이 아닌, 로그 최대 크기 설정 등 관련 옵션을 변경하여 사용하는 것이 좋습니다.

또한 문서 제목이 그대로 기록되기 때문에 개인정보나 민감한 파일 이름을 가진 문서를 출력할 때 로그에 남을 수 있으므로, 공용 PC에서는 사용자 고지가 필요할 수도 있습니다.

Windows에서 프린터 사용 현황이나 인쇄 문서 기록을 관리하려면, 단순히 인쇄 대기열 목록을 보존하도록 설정할 수도 있습니다.

그러나 이벤트 뷰어를 통해 장기간에 걸쳐 로그를 기록할 수 있도록 설정하면, 인쇄된 문서 이력과 사용자 정보를 체계적으로 확인할 수 있습니다.

특히 공용 PC 또는 업무용 환경이라면 문제 발생 이후 대응하는 것보다 미리 기록 관리 설정을 해두는 것이 가장 효과적인 방법입니다.

다만 기업, 학교, 관공서 등 출력 관리가 중요한 경우에는 Windows 기본 기능으로는 한계가 있습니다.

이를 보완하기 위해서는 전용 프린터 관리, 출력물 관리 프로그램을 사용하는 것이 효율적입니다.