Microsoft Excel 종이 양식을 엑셀로 변환하는 방법

이 가이드는 인쇄물로 출력한 종이 양식을 엑셀로 변환하는 방법에 대해 설명합니다.

일반적으로 많이 사용하는 엑셀 양식은 대부분 인터넷에서 어렵지 않게 구할 수 있지만, 원본 파일을 구할 수 없는 경우 해당 양식을 이용하여 엑셀로 직접 만들 수 있습니다.

그러나 출력한 종이 양식만 보고 엑셀에서 직접 만들기 위해서는 행의 높이와 열의 너비를 얼마나 지정해야 할지 고민이 될 수 있습니다.

예를 들어 전체적인 윤곽을 만든 이후에도 미리 보기 화면을 통해 각 행/열의 크기와 배치가 적절한지 확인하고, 여러 차례 변경 작업을 거쳐야 합니다.

이처럼 많은 시간과 노력이 필요한 작업을 비교적 쉽게 수행할 수 있는 방법을 살펴보겠습니다.

Microsoft Excel에서 종이 양식을 엑셀로 변환하는 방법

Microsoft Office 365 버전에는 [데이터] 탭에서 그림 파일에 대한 ‘데이터 가져오기 및 변환’ 기능을 사용할 수 있습니다. 그러나 직접 사용해보면 정확도가 높지 않습니다.

또한 그림에서 데이터 추출 후 검토하고, 글자 수정 후 데이터를 삽입하더라도 셀 병합, 행과 열의 간격 조정, 테두리 그리기 등 추가적으로 수행해야 할 작업들이 많습니다.

그림 파일을 데이터로 변환하는 데 중점을 두지 않는다면, 단순히 이미지에서 ‘값 데이터’ 가져오기 이상의 기능을 기대하기는 어렵습니다.

따라서 이 문서에서는 종이 양식과 동일한 크기의 틀 즉, 외형을 만드는 방법에 중점을 두고 설명합니다.

먼저 종이 양식을 스캔하여 이미지 파일로 저장합니다.

스캐너를 사용할 수 없는 환경에서는 휴대전화 카메라로 촬영하는 것도 가능합니다.

🔦 참고 : 휴대전화 카메라로 촬영 시 'vFlat Scan' 앱을 사용하면 조명 아래 그림자 자동 보정, 곡면 발생 시 휘어짐 최소화 등 스캔 작업에 최적화된 결과물을 얻을 수 있습니다.

포토샵 등 이미지 편집 프로그램을 이용하여 이미지 크기를 조절하고, 필요한 경우 레벨 조정 레이어를 활용하여 원하는 밝기와 대비로 조정합니다.

A4 용지를 기준으로 가로 980 픽셀, 세로 687 픽셀로 변경하고 위와 같이 이미지 파일로 저장합니다.

Microsoft Excel에서 원본 출력물과 동일한 텍스트, 셀 크기 설정 및 위치를 배치하기 위하여 스캔 이미지를 시트 배경으로 활용합니다.

Microsoft Excel 실행 후 [페이지 레이아웃] 탭으로 이동합니다.

다음으로 [배경] 리본 메뉴를 선택합니다.

시트 배경 대화 상자가 열리면 종이 양식을 이미지 파일로 작업한 이미지를 선택하여 삽입합니다.

Microsoft Excel 시트 배경 삽입이 완료 되었습니다.

시트 배경 삽입이 완료되면 배경 화면과 동일하게 행의 높이와 열의 너비를 변경하는 작업을 진행합니다.

먼저 열의 너비를 조절합니다. 시트 배경에 맞춰 너비 크기를 지정할 수 있으므로 어렵지 않습니다.

동일한 방법으로 시트 배경에 맞춰 행의 높이도 조절합니다.

일반적으로 열의 너비와 달리 행의 높이는 대부분 균등한 경우가 많습니다.

따라서 각 행에 대해 개별 크기를 변경하는 것보다 여러 행을 선택하여 한 번에 조절하는 것이 좋습니다.

행의 높이와 열의 너비를 시트 배경 이미지의 테두리와 동일하게 맞추는 작업이 완료 되었습니다.

다음은 원본 양식에 맞게 셀을 병합하는 작업을 수행합니다.

이를 통해 여러 열로 이루어진 레이블을 만들고 셀의 가운데에 내용을 맞춥니다.

🔦 참고 : 셀 병합 작업 후 다음 셀 작업 시 열 또는 행 범위를 선택하고 F4 키를 누르면 편리하게 작업할 수 있습니다. 해당 키는 마지막 작업을 반복하여 수행하는 기능입니다.

모든 셀에 대한 병합이 완료되면 테두리를 그려야 합니다.

예를 들어 위와 같이 셀을 선택하고 [홈] 탭에서 [테두리] 리본 메뉴를 선택하여 원본 양식에 맞춰 선 색, 선 스타일을 적절히 지정하여 그려줍니다.

테두리 작업이 완료되면 시트 배경 이미지에 맞춰 텍스트를 입력합니다.

필요한 경우 각 셀에 대한 수식도 함께 삽입합니다. 종이 양식에서 외형(틀)만 작성한 것으로, 합계 등 수식 입력은 모두 사용자가 지정해야 합니다.

시트 배경을 제거하기 전 인쇄 미리 보기를 통해 양식의 크기와 배치를 확인하고, 원본 종이 양식과 비교해볼 수 있습니다.

Microsoft Excel [파일] 탭 클릭 후 [인쇄] 옵션을 클릭하면 위와 같이 인쇄 미리 보기 화면이 열립니다.

모든 단계를 완료하여 원본 양식과 동일한 결과물을 얻었다면, 시트 배경을 제거합니다.

모든 작업이 완료되면 [페이지 레이아웃] 탭에서 [배경 삭제] 리본 메뉴를 클릭하여 시트 배경 이미지를 제거합니다.

필요한 경우 시트 배경 이미지에 맞게 공백을 준 행/열을 제거할 수 있습니다.

Microsoft Excel 양식으로 전환이 완료 되었습니다.

시트 배경 이미지에 맞춰 엑셀 양식을 작성하는 방법은 단순히 따라 그리기에 지나지 않습니다.

그러나 원본 파일이 없고 이전에 사용한 출력물만 있는 상태라면 유용하게 활용할 수 있습니다.

특히 해당 양식의 외형(셀/행 크기, 텍스트 위치)을 원본과 동일하게 사용해야 할 때, 이렇게 단순한 방법이 오히려 더 높은 정확도를 가진 결과물을 만들어낼 수 있습니다.