Google Sheets에서 체크리스트 생성 및 동적 메시지 표시
Google Sheets에서 생성한 체크리스트 값을 연동하여 상태 메시지를 동적으로 표시하는 방법을 설명합니다.
프로젝트에서 체크리스트가 있으면 완료된 작업 및 진행 중인 작업을 구분할 수 있어 올바른 방향으로 나아갈 수 있습니다.
물론 Excel을 사용하여 체크리스트를 만들 수도 있지만, 모든 사용자가 Excel을 설치한 것은 아니며 여러 명이 협동하는 프로젝트에서 이러한 작업 과정을 공유하기란 어렵습니다.
이러한 점이 바로 Google Sheets가 등장한 이유입니다. 인터넷과 Google 계정만 있으면 누구나 Google Sheets에 액세스할 수 있어 매우 편리합니다.
Google Sheets에서 체크리스트 만드는 방법
이 가이드는 Google Sheets를 사용하여 체크리스트(체크박스)를 쉽게 만드는 방법을 설명합니다.
단순히 체크리스트를 만드는 것이 아닌 체크박스에 종속된 다른 열의 값을 체크박스 선택 유무에 따라 동적으로 표시하는 방법도 함께 설명합니다.
STEP 01. Google Sheets 체크박스 삽입
Google Sheets에서 ‘체크리스트(Checklist)’는 체크박스가 삽입될 열입니다.
따라서 전체 체크리스트 열을 선택한 다음 상단 리본 메뉴에서 [삽입 > 체크박스]를 클릭합니다.
체크리스트 열에 ‘체크박스’가 채워지는 것을 확인할 수 있습니다.
삽입된 체크박스를 클릭하면 동적으로 선택 또는 취소할 수 있습니다.
STEP 02. 체크박스에 종속된 열의 값을 동적으로 표시
다음으로 사용자의 체크박스 선택 유무에 따라 상태 값을 동적으로 표시하도록 설정해보겠습니다.
예를 들어 체크리스트를 선택한 경우 “작업 완료”로 표시, 선택 해제한 경우 “작업 필요” 문구를 표시하도록 수식을 입력합니다.
이를 위해 ‘상태(Status)’ 열의 첫 번째 셀을 두 번 클릭하고 다음 수식을 복사하여 붙여넣고 Enter 키를 누릅니다.
=IF(F2=TRUE, "작업 완료", "작업 필요")(수식 설명) 위 수식은 체크리스트 열의 첫 번째 값(F2)을 확인하여 체크박스가 선택되어 있는지 확인합니다. 이때 체크박스가 선택되어 있으면 “TRUE” 임을 의미합니다.
체크박스가 선택되어 있으면 함수는 상태 메시지를 “작업 완료”로 반환합니다. 반대로 선택 해제 시 “작업 필요” 문구를 반환합니다.
(참고) 체크리스트 열의 첫 번째 값에 따라 위 수식에서 셀 위치를 변경합니다. 상태 메시지 역시 사용자 정의 문구로 변경할 수도 있습니다.
사용자가 입력한 수식에 맞게 체크리스트 선택 유무에 따른 상태 메시지가 표시됩니다.
‘상태(Status)’ 열 전체에 동일한 수식을 적용하려면 수식이 적용된 셀(G2) 오른쪽 하단에 있는 작은 원형 모양을 클릭한 상태로 아래로 끌어 놓습니다.
사용자가 지정한 범위의 모든 열의 상태 메시지가 표시되는 것을 확인할 수 있습니다.
- 체크리스트 선택 ☑ : 작업 완료 상태 메시지 표시
- 체크리스트 해제 ☐ : 작업 필요 상태 메시지 표시
상태 메시지가 동적으로 변경되는지 확인하기 위해 선택되지 않은 체크박스 중 하나를 선택합니다.
위 화면과 같이 체크박스를 선택하기 전의 상태 메시지는 “작업 필요”입니다.
체크박스를 선택하면 자동으로 “작업 완료” 상태로 변경되어 체크리스트가 정상적으로 동작하고 있는 것을 확인할 수 있습니다.
마치며
다른 사용자와 공동으로 작업이 필요할 때 Google Sheets 활용 시 인터넷과 Google 계정만 있으면 사용할 수 있는 부분은 큰 장점입니다.
또한 Google Sheets 데이터를 Microsoft Excel 파일에 연결하고 동기화 시킬 수 있으므로, Google Sheets 파일을 백업하지 않아도 사용자 컴퓨터에 최신 데이터 백업이 유지되는 효과도 볼 수 있습니다.
